MATERI TENTANG NOTULEN RAPAT

Berikut adalah sedikit informasi tentang notulen. Bagi kalian kalian yang jadi sekretaris  dan bingung bikin notulen, mungkin ini bisa jadi salah satu acuannya. Selamat membaca….

Pengertian notulen

Notulen adalah sebutan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara dan ditulis oleh seorang Notulis.

 Fungsi

1.   Sebagai bukti telah di adakan rapat

2.   Sebagai manometer atau ukuran kesuksesan rapat

Pihak yang membuat notulen

Orang yang mempunyai kewajiban untuk membuat sebuat notulen rapat adalah sekretaris namun yang mencatatnya adalah notulis.  Sebaiknya dalam pemilihan notulis harus memperhatikan kemampuan notulis, karena notulis harus dapat menangkap dengan terperinci apa saja yang perlu ditulis pada kegiatan rapat yang dilaksanakan.

Langkah-langkah dalam penulisan notulen rapat diantaranya adalah :

1)   Mencatat tujuan kegiatan

2)   Mencatat pikiran-pikiran yang dibahas dalam kegiatan

3)   Mencatat saran dan keputusan dalam kegiatan

4)   Mencatat waktu pelaksanaan

5)   Mencatat pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pola penulisan notulen rapat adalah :

a.   Berikan judul yang berisi kepentingan pelaku

b.   Sebutkan waktu dan tempat pelaksanaan rapat

c.     Jelaskan susunan dan pelaksanaannya

d.   Tulislah format notulen secara jelas

Komponen notulen rapat

a. Kepala Notulen :

           - Nama atau tema yang akan dibahas

           - Hari dan tanggal acara dilaksanakan

           - Waktu (Jam) pelaksanaan acara

           - Tempat pelaksanaan acara

           - Acara saat berlangsung

           - Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu :

                    ~ Ketua dan Wakil Ketua

                    ~ Sekretaris

                    ~ Notulis

                    ~ Peserta

b. Isi Notulen :
          - Kata pembukaan
          - Pembahasan
          - Pembacaan keputusan dari hasil rapat
          - Waktu (Jam) penutupan

c. Bagian Akhir Notulen :
          - Nama Jabatan
          - Tanda tangan
          - Nama pejabat, pangkat, dan NIP

e. Penandatanganan :

     Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan.

     Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat di  lingkungan sekretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran  folio  dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat.

     Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan.